SCG-Gestión de Proyecto de Software

Fases de la gestión de proyectos

Alumno: Exar Eleaquim Garcia Lopez

Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo. La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de proyectos. 

El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con las condiciones exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos. 

1.2.1 Planificación de Proyectos

La planificación involucra la especificación de objetivos y metas para un proyecto y las estrategias, políticas, planes y procedimientos para alcanzarlos. Todo proyecto de ingeniería de software debe partir con un buen plan. La planificación es necesaria por la existencia de incertezas sobre el ambiente del proyecto software y sobre fuentes externas. La planificación enfoca su atención en las metas del proyecto, riesgos potenciales y problemas que puedan interferir con el cumplimiento de esas metas.

El equipo de proyectos dirige el trabajo desarrollado en los proyectos, y estos trabajos normalmente abarcan: 

• Cobertura de las demandas: Objetivo, Tiempo, Coste, Riesgo y Calidad 
• Mantenimiento de las necesidades y expectativas 
• Identificación de los requerimientos 

Actividades que se derivan de la planificación.

• Fijar los objetivos y metas
• Desarrollar estrategias
• Desarrollar políticas
• Anticipar futuras situaciones
• Conducir un establecimiento de riesgos
• Determinar posibles cursos de acción
• Tomar decisiones de planificación
• Fijar procedimientos y reglas
• Desarrollar los planes del proyecto
• Preparar presupuestos
• Documentar los planes del proyecto.

1.2.2. Propuesta

Diseñar una propuesta es en realidad la creación de un plan para un proyecto eficaz: un plan que le guiará a usted y a su organización, a través de la vida del proyecto. La introducción proporciona un vistazo general del proyecto propuesto. Los puntos que son importantes de transmitir son, por lo general, el nombre del proyecto, la organización, un resumen del proyecto de una página que incluya los resultados esperados, el tiempo estimado de duración del proyecto, la o las personas encargadas de su administración y las fuentes totales de financiamiento para el proyecto (contribuciones, donante asociados, etc.), además de lo que usted está solicitando. 

METAS Y OBJETIVOS 

Enfóquese en la importancia de una exposición simple y directa de las metas y objetivos del proyecto. Estos son dos de los elementos básicos que forman cualquier propuesta. 

• 2.1 Metas son los resultados, a largo plazo, que el proyecto pretende lograr. El proyecto debe ser una parte de una estrategia total para cumplir la misión de la organización. Las metas del proyecto son una expresión de cómo encaja con las aspiraciones a largo plazo de la organización.  
• 2.2 Objetivos de un proyecto responden directamente a la misión de la organización, son los productos specíficos que guían las acciones de la organización y que derivan en actividades. Es de gran ayuda plantear los objetivos en términos precisos, cuantificables y dentro de un plazo determinado. 

PLANTEAMIENTO DE LA NECESIDAD 

El planteamiento de la necesidad describe el problema específico sobre el cual se enfocará el proyecto. Este deberá centrar su atención sobre los grupos que se verán impactados. El planteamiento deberá incluir el lugar en donde se llevarán a cabo las actividades del proyecto y los beneficiados. Ilustre la importancia del proyecto a través de una descripción de la situación y del trabajo que se lleva actualmente en dicha área.

Su planteamiento del problema o necesidad específica deberá comunicar su conocimiento del área y de todos los asuntos relevantes. 

Pregúntese: 

1. ¿Por qué se está emprendiendo este proyecto? 
2. ¿Por qué es éste el mejor método? 
3. ¿Qué problemas y necesidades específicas cubrirá? 
4. ¿Quiénes / qué serán los beneficiarios directos e indirectos del proyecto? 

MONITOREO, EVALUACIÓN E INFORMES. 

Toda organización debe poder seguir la trayectoria del progreso de sus proyectos a través de un sistema de monitoreo y evaluación.  El diseñar un proceso de monitoreo y evaluación para cada proyecto le permitirá a su organización examinarlo con claridad, medir sus metas, monitorear el logro de sus objetivos y determinar un marco cronológico para los resultados esperados. 

El sistema deberá incluir procesos para vigilar el avance del proyecto, para someter informes sobre estos avances y para evaluar el estado de las actividades.  

La propuesta también deberá describir el método para retener y presentar lo que se ha aprendido, tanto para su organización como para las organizaciones colaboradoras involucradas en el proyecto. Este proceso es crítico para la comprensión continua de su evolución y para mejorar su eficacia. Otro punto crítico es el decidir quién llevará a cabo el monitoreo y la evaluación y si dicha evaluación se hará con personal de la organización o asesores externos.  

El plan de monitoreo debe presentar el método para revisiones continuas y mediciones del avance del proyecto con relación a sus objetivos y metas. De esta forma se podrán planificar continuamente mejoras tanto en las actividades como en el manejo del proyecto. El monitoreo se enfoca en mediciones periódicas del avance del plan de trabajo y de los logros intermedios de importancia.  

El plan de monitoreo responde a las siguientes preguntas: 

1. ¿Cómo se medirá el avance? 
2. ¿Cómo vigilará la ejecución del proyecto con bases continuas? 
3. ¿Cuáles son los factores críticos del proyecto que estará vigilando? 
4. ¿Cómo se beneficiará su organización con esta información? 
5. ¿Cómo va a recopilar los datos para la evaluación? 
6. ¿Quién llevará a cabo el monitoreo y la evaluación? 

El plan de evaluación es una revisión periódica y planificada del proyecto que resume “el pulso” del mismo, las lecciones aprendidas, las actividades realizadas y su impacto sobre los beneficiarios. Una evaluación debe tomar una perspectiva amplia de las actividades del proyecto.  

El plan de evaluación responde a las siguientes preguntas: 

1. ¿Cómo medirá el impacto? 
2. ¿Cómo medirá el éxito y los efectos del proyecto? 
3. ¿Qué le dirán los factores críticos u indicadores de logro que usará para medir el impacto del proyecto? 
4. ¿Qué diferencia causará el proyecto en los beneficiarios? 

Los informes son herramientas que sintetizan los resultados del proyecto, incluyen documentación periódica de su avance. También pueden incluir actualizaciones financieras, avances en la ejecución y evaluaciones periódicas. El informe debe ser escrito para ser revisado por el administrador del proyecto, el director ejecutivo, así como los grupos de beneficiarios, etc., quiénes estarán interesados en el progreso continuo del proyecto.  

Los informes responden a la pregunta: 

1. ¿Cómo se va a transmitir los resultados obtenidos? 
2. ¿Qué información continua se tendrá que vigilar y evaluar? 
3. ¿Cómo va a incorporar en el proyecto de los resultado obtenidos? 
4. ¿Qué información será requerida por terceros (grupos locales, colaboradores, etc.)? 
5. ¿Para quién va dirigido el informe? 

1.2.3. Selección y Evaluación de personal

• Selección. Este servicio se refiere al proceso de elegir al personal que cuente con las competencias laborales y personales necesarias para cubrir vacantes existentes o proyectadas en su empresa dándole énfasis al lado humano de la competitividad.

• Evaluación. Uno de los pasos dentro del proceso de selección de personal son las evaluaciones psicológicas. Las mismas tienen como objetivo describir a la persona en sus diferentes aspectos (intelectuales, cognitivos, emocionales, etc.) y se consideran predictores del desempeño laboral.

El proceso de software lo componen participantes que pueden clasificarse en cinco categorías:

1. Gestores superiores: definen los aspectos de negocios que a menudo tienen una significativa influencia en el proyecto.
2. Gestores técnicos del proyecto: deben planificar, organizar y controlar a los profesionales que realizan el trabajo del software.
3. Profesionales: proporcionan las capacidades técnicas para la ingeniería de un producto
4. Clientes: especifica los requisitos para la ingeniería de software.
5. Usuarios finales: interaccionan con el software una vez que se ha entregado para la producción.

Los principales problemas en esta etapa son:

• Los jefes de proyecto son frecuentemente seleccionados por su habilidad para programar o realizar tareas de ingeniería en vez de su habilidad de gestión (pocos ingenieros son buenos gerentes)
• La productividad de los programadores, analistas e ingenieros de software varía mucho de individuo en individuo.
• Hay grandes cambios en el equipo de un proyecto software, especialmente en aquellos organizados matricialmente.
• Las universidades no están produciendo un número suficiente de ingenieros que entiendan el proceso de la ingeniería de software o gestión de proyectos.
• Los planes de entrenamiento para desarrolladores individuales de software no se desarrollan o mantienen.

1.2.4. Supervisión y Revisión del proyecto

La supervisión del proyecto es una actividad continua. El gestor debe tener conocimiento del progreso del proyecto y comparar el progreso con los costes actuales y los planificados. Se debe de tener una imagen clara de lo que pasa llevando a cabo una entrevista informal con el personal del proyecto.

Durante un proyecto es normal tener varias revisiones formales de su gestión. Se hace la revisión completa del progreso y de los desarrollos técnicos del proyecto, y se tiene en cuenta el estado del proyecto junto con los propósitos de la organización que ha encargado el proyecto.

Las fases de planificación y programación son cruciales, sin embargo, pocas veces los planes se cumplen al pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva más tiempo del previsto, etc. Llamamos seguimiento al proceso de recopilación de datos sobre el funcionamiento real del proyecto y su incorporación al programa, así como la obtención de los informes pertinentes para que el director y el personal implicado esté informado de los cambios ocurridos frente a la programación de trabajos inicial. Llamamos control a la función que utiliza los datos proporcionados por el seguimiento para llevar la ejecución real del proyecto de acuerdo con los planes previstos. La evaluación es una fase posterior al control. En la fase de evaluación es donde haremos juicios sobre la calidad y efectividad del proyecto.

La evaluación de proyectos, es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué tanta capacidad poseería para cumplirlos.

La evaluación de proyectos consiste en comparar los costos con los beneficios que estos generan, para así decidir sobre la conveniencia de llevarlos a cabo. Esta pretende abordar el problema de la asignación de recursos en forma explicita, recomendado a través de distintas técnicas que una determinada iniciativa se lleva adelante por sobre otras alternativas de proyectos.

Para la identificación de los costos y beneficios del proyecto que son pertinentes para su evaluación, es necesario definir una situación base o situación sin proyecto, la comparación de lo que sucede con el proyecto vs lo que hubiera sucedido sin proyecto, definirá los costos y beneficios pertinentes del mismo.

En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación de recursos. Cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí misma, más bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos.

1.2.5. Informes

Los gestores del proyecto tienen la necesidad de informar al cliente y contratistas sobre el proyecto. Tiene que redactar documentos concisos y coherentes que resuman la información crítica de los informes detallados del proyecto. Les debe ser posible presentar esta información durante las revisiones del progreso.

TIPOS DE INFORMES

Por la materia que abarcan se clasifican en:  

• CIENTÍFICOS: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de «memorias científicas».  
• TÉCNICOS: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología, psicología social, etc.; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica. 
• DE DIVULGACIÓN: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura. 
• MIXTOS: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta a los dos destinatarios.  

Por la extensión que tienen pueden ser:  

• Breves  
• Extensos  

Por las características textuales (EL INFORME) se clasifican en: 

• EXPOSITIVOS: contienen una información o una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, de interpretación o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier (conjunto de informaciones, documentos o papeles recopilados sobre una persona o un asunto). 
• ANALÍTICOS: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada”. Se denominan también propuesta o proyecto.  
• PERSUASIVOS: pretenden “convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe”. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría). 

CONTENIDO DEL INFORME 

Aspectos formales: 

• Portada 
• Título del proyecto 
• Empresa que solicita el proyecto (cliente) 
• Empresa que realiza el proyecto 

Aspectos Legales: 

• Documento de entrega y finalización 
• Documento / contrato de solicitud 

Índice: 

• Contenidos del documento 
• Índice de gráficos 
• Índice de tablas 
• Índice de figuras

Informe directivo: 

• Objetivos del estudio 
• Principales resultados  
• Conclusiones 
• Recomendaciones  

Bibliografía

ITPN. (2019). Unidad I: Introducción a la gestión de proyectos. 03/09/2019, de ITPN Sitio web: http://itpn.mx/recursosisc/7semestre/gestiondeproyectosdesoftware/Unidad%20I.pdf 

Google sities. (2019). Gestion de Proyectos Software. 03/09/2019, de Google sities Sitio web: https://sites.google.com/site/gestiondeproyectossoftware/unidad-1-introduccion-a-la-gestion-de-proyecto/1-2-5-informes